Afdrukken

Verkorte handleiding Cyclos

Inleiding
Help
Inloggen
Uitloggen
Hoofdmenu
Menu "Persoonlijk"
Profiel
Wachtwoord
Advertenties
Rapportages
Menu "Rekening"
Rekeningoverzicht
Facturen
Systeembetaling
Deelnemerfactuur
Zonnen betalen of ontvangen (via factuur sturen)
Menu "Voorkeuren"
Berichten

Inleiding

Het systeem bevat onder meer de volgende functies:

1. Je persoonlijke profiel aanmaken;
2. Je vraag en aanbod bekendmaken, evt. met foto’s;
3. Zoeken naar personen, producten en diensten;
4. Je actuele saldo bekijken;
5. Rapportages bekijken;
6. Betalingen doen en facturen sturen;

Hierover het volgende:
a. het sturen van facturen is niet noodzakelijk.
Als een lid uit zichzelf de zonnen overmaakt hoef jij geen factuur te sturen, mag wel.
b. Als je een dienst verricht voor een lid dat niet met dit systeem werkt, kan deze je geen factuur sturen, maar je kunt wel gewoon via dit systeem betalen. Het wordt gewoon bijgeschreven, ook al werkt iemand zelf niet met dit syteem!
c. Als je zonnetjes tegoed hebt van een lid dat niet aan Cyclos meedoet, moet deze de betaling door middel van een ruilbewijs verrichten.

Help

Het programma zelf geeft uitgebreide uitleg. In het hoofdmenu vind je onder de knop HELP de handleiding van Cyclos.

 help

 
In een aantal schermen kom je de volgende knoppen tegen, ze hebben de volgende functie:

wijzig  Wijzig-icoon: met deze knop open je een scherm waarin je informatie kunt invoeren en opslaan.

wijzigkleur

  Gekleurd wijzig-icoon: met deze knop open je een scherm waarin je informatie kunt wijzigen

verwijder Verwijder-icoon: met deze knop kun je informatie verwijderen.

Inloggen

Ga naar de website van Cyclos.

Vanaf de website van LETS-Nijmegen klik je op het rondje rechts bovenin het scherm, waar "Cyclos" op staat.

Je ziet nu het inlogscherm van Cyclos:

inlogscherm

Hier vul je, zoals gevraagd, je inlognaam en wachtwoord in. Je inlognaam is je LETS-lidmaatschapsnummer met een 0 ervoor. Dus als je lidnummer bijvoorbeeld 999 is, dan is je inlognaam 0999. Het wachtwoord heb je zelf gekozen. Als je dit vergeten bent, kun je een email sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Vergeet niet op OK te klikken.

Uitloggen

Wanneer je klaar bent, dan MOET je het systeem te verlaten door op menu: Uitloggen te klikken.

uitloggen

 

Je vindt dit in het linker menu, helemaal onderaan.

Als je niet uitlogt, dan is dat een veiligheidsrisico voor je rekening. Het is zelfs mogelijk dat iemand jouw rekening kaapt als je een publieke computer gebruikt en niet uitlogt. Bovendien moet je wachten met opnieuw inloggen tot de time-out van je sessie verstreken is (deze wordt door de administratie ingesteld).

Hoofdmenu

Je komt nu in een scherm, waarin je links het hoofdmenu ziet staan:

menu

Menu "Persoonlijk"

Vanuit het menu "Persoonlijk" kun je veel dingen regelen. Je kunt hier onder meer je persoonlijke profiel invullen of wijzigen, je wachtwoord wijzigen, berichten bekijken, je advertenties bijhouden en rapportages bekijken.

persoonlijk

Profiel

Het is erg belangrijk, dat je je persoonlijke profiel goed en volledig invult. Mocht er iets wijzigen in je situatie, zoals een adreswijziging of een ander emailadres, dan moet je dat hier ZELF wijzigen. 

De organisatie van LETS-Nijmegen baseert haar ledenadministratie op de gegevens van haar leden, zoals die in Cyclos staan. Ook andere leden, die jou willen bereiken, kijken in Cyclos voor jouw contactgegevens. Als deze dus niet (meer) kloppen, kunnen mensen je niet (meer) bereiken! Ook ontvang je dan misschien geen emails van LETS en/of de mailinglijst meer, of komen die op je verkeerde emailadres aan. 

Zoals je op de afbeelding kunt zien, kun je onder "Mijn profiel" veel gegevens invoeren. Niet alles zal op jou van toepassing zijn. Die hokjes hoef je dan uiteraard niet in te vullen.

 mijnprofiel  

Een paar invulvakjes worden hieronder toegelicht:

Skype-naam

Bij "Skypenaam" kun je je Skypenaam invullen, als je gebruik maakt van Skype. Skype is een telefoondienst, waarmee je  via een internetverbinding gratis met elkaar kunt bellen. Lees de website van Skype voor meer informatie. LET OP: bellen naar een vast of mobiel telefoonnummer kost via Skype wel geld! Skype-skype contact is gratis.

Tip:
Als je gratis wilt bellen naar een ander LETS-lid via de mobiele telefoon, kan dat ook wanneer beide leden Viber als applicatie op hun mobiele telefoon (smartphone) hebben staan. Viber-viber contact is gratis.

Betaald J/N

Via je persoonlijke profiel kun je controleren of je je eurocontributie over het betreffende contributiejaar al betaald hebt.       Handig, vooral als je dit niet meer zeker weet. Realiseer je, dat wanneer je je eurocontributie niet tijdig hebt voldaan, je een boete krijgt! Kijk op de website van LETS-Nijmegen onder Lidmaatschap voor meer informatie.

Afbeelding toevoegen

Voeg een foto van jezelf toe, zodat andere LETS-ers je makkelijker herkennen.

Je kunt aangeven of bepaalde velden voor anderen moeten worden verborgen, door dat aan te vinken.

Wachtwoord

Klik op "Wijzig wachtwoord" als je je wachtwoord wilt wijzigen. Je krijgt dan het onderstaande scherm te zien:

wachtwoord

Advertenties

Onder het kopje "Advertenties" kun je je advertenties invoeren, wijzigen of verwijderen.

toevoegen

Klik op de "OK" knop achter "Advertentie toevoegen" om een advertentie toe te voegen.

Daarna krijg je het onderstaande scherm:

toevoegen2

Vul alles zo volledig mogelijk in. Je kunt ook een foto toevoegen.

Een advertentie kan maximaal 5 jaar in Cyclos blijven staan, alvorens te verlopen. Controleer altijd de verloopdatum!

Advertentie wijzigen of verwijderen

Een advertentie wijzigen of verwijderen doe je eveneens door te klikken op "advertenties" in het menu Persoonlijk. Klik op het wijzig-ikoon en pas in het volgende scherm je gegevens aan. Als je alleen wilt actualiseren, om te voorkomen dat je vraag of aanbieding verloopt, zet dan de publicatiedatum op de huidige datum en de verloopdatum op maximaal vijf jaar later.

Rapportages

Een functie waar je misschien niet zo snel aan denkt, maar die wel handig is, is de knop "Rapportages".

Hier zie je in één oogopslag je zonnensaldo, je kredietlimiet (hoeveel zonnen je in de rood mag staan), en wat andere statistieken.

Alles ingevuld?

Wanneer je je persoonlijke profiel en je advertenties hebt ingevuld, kun je het systeem gaan gebruiken voor de eigenlijke administratie:
- Zonnen betalen aan leden die jou een dienst of product hebben geleverd.
- Eventueel facturen versturen aan leden aan wie je een dienst of product hebt geleverd.

Het wordt afgeraden bij elke dienst een factuur te versturen. Wacht even af of het lid uit zichzelf de betaling verricht.

Menu "Rekening"

Het menu "Rekening" bestaat ook weer uit verschillende items:

rekening

Rekeningoverzicht

Door te klikken op rekeningoverzicht, zie je je actuele zonnensaldo.

Facturen

Onder Facturen vind je een overzicht van je inkomende en je uitgaande facturen:

facturen

Klik op het goede rondje achter "Type" (inkomend of uitgaand) om het bijbehorende overzicht te zien.

Systeembetaling

Deze knop heb je meestal niet nodig.

Deelnemerfactuur

Om een factuur te sturen aan een ander LETS-lid.

Zonnen betalen of ontvangen (via factuur sturen)

Om zonnen te kunnen betalen, of een factuur te kunnen sturen, moet je eerst het lid opzoeken, waaraan je wilt betalen/ een factuur sturen. Klik in het hoofdmenu op ZOEKEN --> DEELNEMERS.

Je krijgt dan dit scherm te zien:

zoeken

Je kunt zoeken op inlognaam = lidnummer of naam van het lid.

Tik bijv. (een deel van) de naam van het lid aan wie je wilt betalen in en klik op Zoeken. Er volgt een lijst met zoekresultaten. Klik op de naam van degene aan wie je zonnen wilt gaan betalen. Je krijgt dan het profiel van diegene te zien, en een scherm met mogelijke acties:

wil

Klik op de Knop "Zonnen betalen" als je zonnen wilt betalen. Je doet een betaling voor een aan jou geleverde dienst.

Klik op de knop "Zonnen ontvangen (Factuur)" als je een factuur wilt sturen. Je stuurt dan een rekening (factuur) voor een door jou geleverde dienst. (Let op: geen facturen sturen aan mensen die Cyclos niet actief gebruiken! Dat heeft geen zin, want zij zullen de factuur toch niet zien.)

Zonnen betalen

Klik op OK achter "Zonnen betalen":

betalen

 

 

Je krijgt dan het volgende scherm:

betalen2

Het scherm spreekt voor zich. Je vult het aantal zonnen in dat je wilt gaan betalen bij Bedrag en je geeft een omschrijving op. Nadat je op OK hebt geklikt, wordt er nogmaals om een bevestiging gevraagd:

betalen3

Als je dan weer op OK klikt, heb je je zonnen betaald. Er verschijnt nog een schermpje ter bevestiging. De zonnen zijn nu bij het lid bijgeschreven.

Zonnen ontvangen door een factuur te sturen.

Klik op OK achter "Zonnen ontvangen (Factuur)":

ontvangen

Het scherm dat je daarna krijgt, lijkt op het scherm dat je te zien krijgt, wanneer je zonnen wil betalen. Alleen staat er nu "Factuur naar deelnemer" boven:

ontvangen2

De rest gaat hetzelfde. Je vult de gevraagde gegevens in en bevestigt door op OK te klikken. De factuur is daarna aan het betreffende LETS-lid verstuurd.

Als een ander lid jouw factuur accepteert, wordt het bedrag automatisch op je rekening bijgeschreven.
LET OP! Als een lid jouw factuur afwijst, dan wordt de betaling geannuleerd. Houdt dus zelf je zonnensaldo in de gaten.

Controleren

Via het hoofdmenu --> Rekening --> Facturen kun je controleren of je daadwerkelijk een factuur verstuurd hebt. Dit zou je dan bij "uitgaande facturen" moeten zien. Ook via Persoonlijk --> Rapportages kun je het aantal facturen zien.

Je kunt een factuur eventueel intrekken door op het wijzig-ikoontje te klikken en in het volgende scherm op de button "annuleren".

Menu "Voorkeuren"

Het menu Voorkeuren kent de items Berichten en Advertentie-interesses:

voorkeuren

Vooral het submenu Berichten is van belang. Advertentie-interesses wordt door de meeste leden niet gebruikt.

Berichten

Door op "Berichten" te klikken, kun je je voorkeuren voor het ontvangen van berichten instellen. Je ziet dan dit scherm:

berichten

In dit scherm kun je aangeven of je alleen een bericht binnen Cyclos wilt ontvangen, alleen een email of beide bij een bepaald type melding. Vooral wanneer je Cyclos niet zo actief gebruikt en/of weinig inlogt op Cyclos, is het aan te raden om de meldingen in te stellen op "Email". In dat geval ontvang je een email op het emailadres dat je hebt ingevuld in Cyclos (te zien via je persoonlijke profiel). Zo weet je zeker dat je geen (belangrijke) berichten mist!